Corrèze : Le Département dématérialise les demandes d'archives

Le Département de la Corrèze se met à la page. Dans une volonté de dématérialisation de ses services, le Conseil Départemental a pris la décision de simplifier les demandes d'archives. Fini, les demandes par e-mail : place à un site internet. Le tout, bien évidemment, pour faciliter le traitement de toutes les demandes. Une véritable révolution, qui devrait faciliter la vie des usagers, mais aussi (et surtout) des agents qui travaillent actuellement aux Archives Départementales. 

Plus de 1.500 demandes par an 

En 2023, le nombre de demandes adressées aux Archives Départementales de la Corrèze dépassait les 1.500. "On reçoit souvent des demandes, plus ou moins précises, par mail ou courrier... C'était assez compliqué à gérer, parce que souvent, les demandes ne sont pas suffisamment précises, donc on doit réécrire aux gens pour en savoir plus", avoue Justine Berlière, directrice des archives départementales. "Certains nous écrivent, alors que nous ne sommes pas concernés par les demandes". 

Car en effet, il est bon de rappeler la fonction des archives départementales. "Nous n'avons pas pour mission de faire des recherches, mais de fournir des reproductions pour des documents précisément demandés. Nous avons parfois besoin des références des personnes, dates ou lieux concernés. Sinon, on oriente les gens quand ils ne savent pas du tout par où commencer leurs recherches en généalogie ou historiques", explique la directrice. 

"Pour les cartes grises par exemple, il y a un message automatique qui dit que tous les documents sont aux archives départementales. Sauf qu'en fait, en Corrèze, on s'arrête en 1951. Ce qui est plus récent, c'est en Préfecture. Donc on se retrouve avec un quiproquo, et on perd du temps, parce que les gens nous écrivent en pensant être à la bonne administration, alors qu'au final, on répond, mais pour les orienter sur une autre administration".

Une amélioration pour tout le monde

Avec cette dématérialisation des demandes, cela devrait permettre aux agents du Département de traiter plus efficacement toutes les demandes d'archives. "À l'heure actuelle, on essaye de suivre, mais on doit le faire avec des tableurs Excel, savoir où on en est dans les dates de réponse... Là, avec la dématérialisation des demandes, les gens auront des réponses automatiques, et seront guidés pour permettre un meilleur traitement des demandes de notre part", explique Justine Berlière. 

Mais alors, comment cela va fonctionner ? Justine Berlière explique que tout devrait être simplifié. "On va remplacer toutes ces demandes par mail par des formulaires dématérialisés. Il faudra soit se rendre sur le bouton contact, en bas à droite de la page, pour entrer directement en contact avec nous, soit aller sur une page "services en ligne" du département, et là ils auront un pavé qui s'appellera archives. Dedans, ils auront plusieurs boutons, en fonction des recherches. Les gens pourront cliquer sur ce qui les intéresse, auront un message d'introduction expliquant ce qu'on fait ou pas, et ils seront guidés par différentes questions", synthétise la directrice des Archives. 

"Le gros avantage, c'est qu'ils pourront avoir une alerte au fur et à mesure des étapes de traitement. Dire qu'on l'a bien reçu, qu'on est en train de la traiter, que le document est en train d'être copié… On avait beaucoup de gens qui appelaient, le lendemain ou surlendemain, pour demander si on avait bien reçu leur demande, etc. Là, ils recevront un mail automatique. L'avantage également, c'est qu'une fois qu'on leur enverra le papier demandé, ce sera un message sécurisé, au lieu d'un simple e-mail". 

Pas de panique pour les habitués du papier, les demandes envoyées par courrier seront toujours traitées. "On les saisira informatiquement nous-mêmes", a tenu à rassurer Justine Berlière. "On continuera de répondre aux gens par téléphone ou par courrier. Ce sera certainement plus simple pour certains de téléphoner, et qu'on saisisse les demandes à leur place, plutôt que d'envoyer un courrier par exemple. Ce nouveau système devrait faciliter les choses pour tout le monde", conclut-elle.